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Nutzt die Vorteile der Raumplanung

Veröffentlicht:

22. Juni 2022

Aktualisiert:

28. Dezember 2023

Buche einen Raum, wann immer du einen brauchst und egal wo du gerade bist.

Du hast morgen eine Präsentation und hast vergessen, einen Raum zu buchen? Oder hast du super kurzfristig einen Raum für eine größere Workshop-Gruppe? Eine Raumplanungs-Software ist die Lösung.

Eine Raumplanungs-Software bietet euch einen digitalen Kalender, der den Belegungsgrad von Büro- oder Coworkingspaces anzeigt, die z.B. von Mitarbeitenden gebucht und reserviert werden können. Mit diesen Büroplanungsprogrammen können Unternehmen Daten für die Verwaltung von Büroräumen und Mitarbeitenden sammeln. Dies kann euch helfen, überfüllte oder nicht ausgelastete Büroräume effektiv zu nutzen und angemessen zu verteilen. 

So können Mitarbeitende problemlos Räume für Besprechungen buchen oder umplanen und die gesparte Zeit für andere Aufgaben nutzen.

3 Gründe, warum Raumplanung so wichtig ist

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Meeting in einem Büro

1. Management von hybrid arbeitenden Mitarbeitenden

Die Pandemie hat dazu geführt, dass immer mehr Arbeitnehmende von zu Hause aus und im Büro arbeiten können. Vor allem im Hinblick auf das hybride Arbeiten wird es für Unternehmen immer wichtiger, eine Überbelegung von Arbeitsräumen zu vermeiden. Daher ist eine Raumplanung sinnvoll, um den tatsächlichen Bedarf und die Nutzung der Räume zu ermitteln. Stellt das Online-Buchungsmanagement fest, dass Büroflächen nicht ausgelastet sind, können Räume z.B. in Coworkingspaces ausgelagert werden, um Kosten zu sparen. Auch die  Räume können umfunktioniert werden, um zum Beispiel das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu verbessern. Kaum genutzte Räume können in Ruhezonen umgewandelt oder besser für digitale Besprechungsräume ausgestattet werden.

2. Steigerung der Produktivität

Mit der Raumplanung sparen die Mitarbeitenden Zeit durch einfache Buchungsvorgänge und schnelles Orten anderer Mitarbeitenden. Darüber hinaus kann die Produktivität durch die Vermeidung von Unterbrechungen und Doppelbuchungen gesteigert werden. Ebenso können Ad-hoc-Besprechungen einfach und spontan in einem Raum abgehalten werden, der der Anzahl der Teilnehmenden entspricht. Über eine Book-a-Desk-App kann der Büroraum einfach gebucht werden, anstatt den umständlichen Weg über die Personalabteilung zu nehmen oder persönlich zum Raum gehen zu müssen, um den Namen des Mitarbeitenden einzutragen.


3. Einfachheit ist der Schlüssel für zufriedene Mitarbeitende

Die Implementierung der Räume und Arbeitsplätze in ein Tischreservierungstool, das Herunterladen der App und die Buchung sind intuitiv in der Anwendung und sind leicht handzuhaben.

Mit einem Online-Buchungsmanagement-System ersparen sich die Mitarbeitenden die komplizierte Suche nach einem freien Arbeitsraum und stören niemanden bei einer Besprechung. Im Falle, dass eine Gruppe nicht erscheint, obwohl sie einen Raum gebucht hat, wird dieser wieder automatisch ausgebucht. Büroplanung vermeidet so unnötigen Frust und spart Zeit.

Die beste Reservierungssoftware für Arbeitsplätze ermöglicht es den Mitarbeitenden, die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen zu prüfen, sie direkt zu buchen, "Geisterbesprechungen" zu erkennen und zu beseitigen und ungenutzten Raum für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden umzuwandeln. Daher ist eine effektive Raumplanung die Lösung für all diese Probleme.

In Zukunft wird die Raumplanung an Wichtigkeit gewinnen, da die Zahl der mobilen und hybriden Mitarbeitenden zunimmt. Unternehmen, die maßgeschneiderte Raumkapazitäten bereitstellen, die Belegung der Büroräume messen und die Funktionalität der Räume anhand von Daten an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen, werden eine großartige und produktive Arbeitsathmosphere schaffen. Ein produktiver Arbeitsplatz und zufriedene Mitarbeitende sind der Schlüssel für die Zukunft der Arbeit!

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