9 Wege, wie ihr euer Büro einladender gestalten könnt
2. Mai 2024
2. Mai 2024
Hybride Arbeit hat unsere Sichtweise darauf, wie man ein Büro einladender gestalten kann, verändert. Angesichts eines Rückgangs der Anwesenheit am Arbeitsplatz um 30% 1 , besteht die Herausforderung nicht nur darin, die Mitarbeitenden zurückzuholen , sondern vor allem darin, sie dazu zu bringen, wiederzukommen. Wenn der Arbeitsplatz einladend ist, steigen die Produktivität und die Arbeitsmoral, was ihn zu einer besseren Wahl als zu Hause macht. Das ist unerlässlich, denn eure Teammitglieder brauchen einen guten Grund, um zur Arbeit zu kommen, anstatt von zu Hause aus zu arbeiten.
Doch viele Büroräume werden diesen veränderten Anforderungen nicht mehr gerecht. Sie sind veraltet und passen nicht zu den Bedürfnissen hybrider Arbeitskräfte, was zu Unzufriedenheit und Ineffizienz in den Teams führt. CRE- und Facility-Manager stehen bei diesem Thema vor echten Herausforderungen, aber das muss nicht so sein.
Deshalb stellen wir euch neun effektive Möglichkeiten vor, wie ihr euer Büro attraktiv gestalten und zu einem Ort machen könnt, den eure Mitarbeitenden lieben. Wir gehen auf alles ein, von einer optimierten Raumaufteilung bis hin zu ergonomischen Möbeln und moderner, menschenzentrierter Technologie. Seid ihr bereit, euren Büroraum in etwas zu verwandeln, das Spaß macht und aufregend ist? Dann lasst uns einen Blick auf diese neun wichtigen Empfehlungen werfen!
9 Empfehlungen, wie ihr euer Büro einladender gestalten könnt
1. Schafft einen Büroraum mit verschiedenen Arten von Arbeitsbereichen
Ein Büroraum, der die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden erfüllt, ist der Schlüssel zur Steigerung ihrer Produktivität. Macht ihn attraktiver, indem ihr eine Vielzahl von Arbeitsbereichen für unterschiedliche Aufgaben und Vorlieben einrichtet. Es gibt Hot Desks für Flexibilität, zugewiesene Schreibtische für diejenigen, die feste Plätze bevorzugen, und offene Räume, die spontane Zusammenarbeit und Kommunikation fördern. Fügt Kabinen für konzentriertes Arbeiten, Meetingräume für Teamarbeit und Kundenpräsentationen und gemütliche Büro-Lounges für informelle Treffen oder entspannte Einzelarbeit hinzu.
Gestaltet jeden Bereich mit Blick auf seine spezifische Nutzung und sorgt dafür, dass eure Mitarbeitenden die richtige Umgebung für ihren Arbeitstag vorfinden. Diese Vielfalt erhöht die Funktionalität und macht euer Unternehmen zu einem dynamischen und ansprechenden Arbeitsplatz.
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2. Gestaltet eine Büroumgebung, die soziale Interaktionen und Zusammenarbeit fördert
Die Gestaltung eines Büros, das soziale Interaktionen und Zusammenarbeit fördert, steigert die Kreativität und den Teamzusammenhalt erheblich. Um dies zu erreichen, solltet ihr offene Räume einrichten, die für alle leicht zugänglich und einladend sind. Richtet diese Bereiche mit flexiblen Sitzgelegenheiten und beweglichen Möbeln ein, um verschiedenen Gruppengrößen und Besprechungsarten gerecht zu werden.
Ihr könnt auch entspannte Bereiche wie Lounge-Bereiche und große gemeinsame Mittagstische einrichten, an denen sich die Mitarbeitenden zwanglos treffen können. Diese Orte laden zu informellen Gesprächen und Brainstorming-Meetings ein, was oft zu Innovationen und einem stärkeren Gemeinschaftsgefühl am Arbeitsplatz führt. Wenn ihr diese Elemente in eure Einrichtung integriert, schafft ihr ein Umfeld, das die Zusammenarbeit fördert und die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern stärkt.
3. Investiert in ergonomische Möbel
Die Investition in ergonomische Möbel ist wichtig, um einen gesunden und produktiven Arbeitsplatz zu schaffen. Ergonomische Stühle, Schreibtische und Zubehör unterstützen die natürliche Körperhaltung und verringern die Belastung für Rücken, Nacken und Handgelenke. Das führt zu weniger Ermüdung und weniger arbeitsbedingten Verletzungen. Mit verstellbaren Stühlen und Tischen könnt ihr euren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, ihren Arbeitsplatz an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen und so den Komfort und die Effizienz während des Tages zu steigern.
Wenn ihr euch um das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden kümmert, steigert das die Arbeitsmoral und die Produktivität, weil sich alle wohlfühlen und konzentrieren können. Indem ihr ergonomischen Möbeln den Vorzug gebt, investiert ihr in die Gesundheit eures Teams, zeigt euer Engagement für die allgemeine Arbeitszufriedenheit und machst WFO (Arbeiten im Büro) angenehmer als WFH (Arbeiten von zu Hause aus).
4. Experimentiert mit Farben und biophilem Bürodesign
Die Einbeziehung von biophilem Design, das natürliche Komponenten wie Pflanzen, natürliches Licht und Materialien wie Holz oder Stein beinhaltet, wirkt sich nicht nur positiv auf euer Büro aus, sondern verbessert auch die Luftqualität und die psychische Gesundheit. Die Integration von Farben und natürlichen Elementen hat einen großen Einfluss auf das Wohlbefinden und die Produktivität eurer Mitarbeitenden.
Der strategische Einsatz von Farben verbessert die Stimmung und Energie eurer Teammitglieder. Blautöne fördern zum Beispiel Ruhe und Konzentration, während Grüntöne einen ruhigen Bereich schaffen, der die Augen entlastet. Dieser Ansatz senkt das Stressniveau und erhöht die Mitarbeitendenzufriedenheit, wodurch euer Arbeitsplatz gesünder und einladender wird.
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5. Erwägt die Einführung einer Richtlinie für Haustiere am Arbeitsplatz
Die Einführung von Haustieren am Arbeitsplatz kann ein innovativer und effektiver Weg sein, um die Atmosphäre in deinem Büro zu verbessern, insbesondere in einer gemischten Arbeitsumgebung. Das Mitbringen von Haustieren am Arbeitsplatz reduziert den Stress, erhöht die Arbeitszufriedenheit und fördert den Austausch zwischen Mitarbeitenden, die normalerweise nicht zusammenarbeiten würden. Diese Regelung kommt euren flexiblen Arbeitskräften zugute, da sie ihre vierbeinigen Freunde mitbringen können und die Arbeitstage dadurch attraktiver und angenehmer werden. Dies fördert zweifellos die persönliche Anwesenheit und Zusammenarbeit.
Die Anwesenheit von Haustieren kann dafür sorgen, dass sich der Arbeitsplatz wohnlicher und einladender anfühlt. Das ist besonders hilfreich, wenn ihr versuchst, die Gemütlichkeit eures Zuhauses mit dem professionellen Umfeld eures Arbeitsplatzes zu verbinden. Bevor ihr eine solche Regelung einführt, solltet ihr klare Leitfaden für Allergien und Phobien aufstellen, damit sich alle Mitarbeitenden wohl fühlen.
6. Organisiert Office Events und Aktivitäten zur Teambindung
Die Organisation von Büroveranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten ist ein fantastischer Weg, um eine stärkere Gemeinschaft am Arbeitsplatz aufzubauen. Regelmäßige gesellschaftliche Veranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten überbrücken die Kluft zwischen den Tagen vor Ort und den Tagen in der Ferne und fördern den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden. Ob Kreativ-Workshops, Outdoor-Aktivitäten oder zwangloses Beisammensein - diese Veranstaltungen motivieren die Menschen, ins Büro zu kommen, und fördern Beziehungen, die sich vielleicht nicht so natürlich entwickeln, wenn die Teams räumlich getrennt sind.
Die Durchführung solcher Aktivitäten fördert die Arbeitsmoral und die Teamarbeit und macht euren Arbeitsplatz dynamischer und attraktiver. Außerdem ist dieser Ansatz entscheidend für die Aufrechterhaltung einer kohärenten Unternehmenskultur in einem hybriden Umfeld, in dem sich die Mitarbeitenden sonst unzusammenhängend fühlen könnten.
7. Haltet euer Arbeitsumfeld sauber und frei von Unordnung
Ein sauberer und aufgeräumter Arbeitsplatz ist entscheidend für ein angenehmes Büroerlebnis. Ein aufgeräumter Raum fördert die Konzentration und Effizienz und trägt zu einer gesünderen Atmosphäre bei, da Staub und Allergene reduziert werden. Regelmäßiges Reinigen und Aufräumen trägt dazu bei, dass eure Mitarbeitenden einen angenehmen und funktionalen Arbeitsbereich vorfinden, egal ob sie jeden Tag oder nur ein paar Mal pro Woche ins Büro kommen.
Diese Praxis ist besonders wichtig in gemeinsam genutzten Räumen und Hot-Desking-Büros, die in hybriden Modellen üblich sind, wo die Sauberkeit einen direkten Einfluss auf das tägliche Erlebnis mehrerer Mitarbeitenden hat. Wenn ihr alle dazu anhält, ihren Bereich ordentlich zu halten, und angemessene Aufbewahrungsmöglichkeiten bereitstellt, trägt das erheblich zur Aufrechterhaltung einer ordentlichen Umgebung bei.
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8. Macht das Büro leicht zugänglich, indem ihr Terminkonflikte beseitigt
Es ist wichtig, dass euer Büro leicht zugänglich und frei von Terminkonflikten ist. Mit einem Arbeitsplatzbuchungssystem wie deskbird können die Mitarbeitenden ihre Schreibtische oder Besprechungsräume im Voraus buchen. So wird die Frustration minimiert, wenn der gewünschte Arbeitsplatz bei der Ankunft nicht zur Verfügung steht. Diese Art von Bequemlichkeit ermutigt die Mitarbeitenden, öfter zur Arbeit zu kommen, da es für sie einfacher ist, zwischen der Arbeit von zu Hause und vor Ort abzuwechseln.
Solche Praktiken verbessern die täglichen Abläufe und unterstützen eine flexible Arbeitskultur, indem sie den physischen Arbeitsbereich an die dynamischen Bedürfnisse eures Teams anpassen. Dieser Ansatz ist der Schlüssel zur Erhaltung von Harmonie und Effizienz in einem hybriden Umfeld.
9. Nutzt Arbeitsplatztechnologien, um euren physischen Arbeitsplatz effizienter zu nutzen
Der effektive Einsatz von Technologien am Arbeitsplatz ist wichtig, um euren physischen Arbeitsplatz zu verbessern. Durch den Einsatz von Tools wie deskbird könnt ihr sicherstellen, dass eure Teammitglieder Arbeitsplätze und Parkplätze im Voraus buchen können. Das reduziert den täglichen Ärger und Zeitverschwendung.
Darüber hinaus könnt ihr fortschrittliche Technologien wie Virtual Reality (VR) nutzen, um immersive und kollaborative Erlebnisse zu schaffen, die zu Hause nur schwer möglich sind und die Mitarbeitenden motivieren, zur Arbeit zurückzukehren. Diese Art von Ressourcen rationalisiert die Abläufe und verbessert das Gesamterlebnis am Arbeitsplatz, so dass sich eure Mitarbeitenden mehr auf ihre Arbeit und weniger auf logistische Frustrationen konzentrieren können.
Die Einführung solcher Systeme unterstützt auch eine bessere Raumnutzung und -planung und gewährleistet eine optimale Ressourcennutzung. Indem ihr moderne Arbeitsplatztechnologien einsetzt, verbessert ihr die Funktionalität und sorgt für ein reibungsloses, effizientes und modernes Arbeitsumfeld.
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6 Gründe, warum ihr euer Büro attraktiver und einladender gestalten solltet
1. Die Zahl der ungenutzten Büroflächen war noch nie so hoch wie momentan
Aufgrund der Pandemie hat sich die Flächennutzung vor Ort deutlich verschoben, da hybride Arbeitsmodelle zunehmen. Experten gehen davon aus, dass die Nachfrage nach Büroflächen in einigen Großstädten bis 20301 um 20 % sinken wird. Das liegt daran, dass hybride Arbeitsformen, bei denen die Mitarbeitenden ihre Zeit zwischen Zuhause und der Arbeit aufteilen, weiterhin beliebt sind. COVID-19 hat auch den Trend beschleunigt, dass Menschen aus den städtischen Zentren wegziehen. Dies hat zu einem Rückgang der Bevölkerungsdichte geführt, was sich noch stärker auf die Nachfrage nach Arbeitsplätzen auswirkt.
Es gibt zwei Hauptstrategien, die man in Betracht ziehen kann: Verkleinerung und Neugestaltung der Räume oder Umwandlung in einladende und gemütliche Orte, um Mitarbeitende wieder anzuziehen. Aufgrund dieser Dynamik müssen Unternehmen überdenken, wie sie ihre Büroräume nutzen und gestalten. Da sich Trends und Vorlieben ändern, müssen wir mit ihnen Schritt halten.
2. Die Mitarbeitenden wollen persönlich miteinander kommunizieren, bevorzugen aber den Komfort von zu Hause
Viele Beschäftigte arbeiten wegen der Flexibilität und des Komforts gerne von zu Hause aus, aber sie schätzen auch den persönlichen Kontakt, den sie vor Ort haben. Euer Ziel sollte es sein, euren Arbeitsplatz so erfüllend und einladend wie euer Zuhause zu gestalten, damit sie die Tage im Büro bevorzugen. Auf diese Weise schafft ihr mehr Möglichkeiten für persönliche Zusammenarbeit und Kommunikation, was die Produktivität und die Teamarbeit fördert.
Es ist möglich, den Trend umzukehren, indem ihr eine gemütliche Atmosphäre im Büro schafft, die die Mitarbeitenden dazu ermutigt, dort zu arbeiten und nicht zu Hause. Beginnt mit bequemen Möbeln, warmer Beleuchtung und persönlichen Akzenten wie Pflanzen oder Kunstwerken, um dein Büro wohnlicher zu machen. Eine gut ausgestattete Küche, ein gemütlicher Pausenbereich und flexible Arbeitsbereiche können ebenfalls dazu beitragen, ein Gefühl der Vertrautheit zu schaffen. Wenn das Büro einladend und gemütlich wirkt, kommen die Leute eher hierher, als wenn sie von zu Hause aus arbeiten.
3. Arbeitnehmende sind zu Hause produktiver als vor Ort
Viele eurer Mitarbeitenden werden feststellen, dass sie von zu Hause aus produktiver sind. Tatsächlich geben 60,4 % der Beschäftigten an, dass sie produktiver sind, weil sie weniger Ablenkungen haben, die in Büroumgebungen üblich sind. Diese aussagekräftige Statistik unterstreicht die Notwendigkeit, die Gestaltung eures Arbeitsplatzes weiterzuentwickeln. Es ist wichtig, einen Arbeitsbereich zu schaffen, der die Ruhe und Funktionalität von zu Hause widerspiegelt. Wenn ihr euer Büro so einrichtet, dass konzentriertes Arbeiten möglich ist und Unterbrechungen auf ein Minimum reduziert werden, wird euer Büro zu einem attraktiveren Arbeitsplatz.
Mit dieser Veränderung kommt ihr nicht nur den Produktivitätsbedürfnissen eurer Mitarbeitenden entgegen, sondern erhöht auch ihre allgemeine Arbeitszufriedenheit. Deshalb ist es wichtig, die Gestaltung eures Arbeitsplatzes zu überdenken und zu optimieren.
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4. Viele Bürogebäude passen nicht mehr zu den neuen Arbeitsweisen
Moderne hybride Arbeitsmodelle erfordern vielseitige und anpassungsfähige Büroräume. Als CRE oder Facility Manager solltet ihr eure Räume so umgestalten, dass sie den neuen Bedürfnissen eures Teams entsprechen. Die meisten Menschen mögen die Mobilarbeit, weil es weniger Ablenkungen gibt, und sie lieben die Arbeit vor Ort, weil sie dort zusammenarbeiten und mit ihren Kolleg:innen interagieren können. Versucht, Ruhezonen und Bereiche für Teambesprechungen einzurichten, um zwischen ihnen wechseln zu können.
Flexible Möbel und bewegliche Trennwände machen es einfach, den Arbeitsplatz für unterschiedliche Aufgaben und Arbeitsstile umzugestalten. Dank dieser Anpassungsfähigkeit können moderne Arbeitnehmende in Besprechungen zusammenarbeiten und sich in Ruhezonen konzentrieren, was die Produktivität und Zufriedenheit steigert. Davon profitieren sowohl euer Unternehmen als auch eure Mitarbeitenden.
5. Die Rolle und Nutzung des Büros hat sich geändert
Büroräume werden weniger für einsame Aufgaben genutzt als früher. Sie sind zu Orten geworden, an denen Teams zusammenarbeiten und wo soziale Interaktionen stattfinden. Aufgrund dieser Veränderung müssen Arbeitsplätze neu gestaltet werden, um diese Funktionen besser zu unterstützen. Die besten Layouts beinhalten heute flexible Arbeitsbereiche, die sowohl geplante Besprechungen als auch spontane Interaktionen ermöglichen und so eine lebendige, gemeinschaftsorientierte Arbeitsumgebung schaffen.
Arbeitsbüros, die Kreativität und Teamarbeit fördern, haben viele Vorteile, unter anderem ein stärkeres soziales Gefüge. Das macht den Prozess für alle Beteiligten angenehmer und produktiver.
6. Der physische Arbeitsplatz ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Arbeitsplatzverbundenheit
Es ist wichtig, die Verbindungen zwischen den Kolleg:innen aufrechtzuerhalten und das Gefühl der Identität und Zugehörigkeit am Arbeitsplatz zu stärken. Auch wenn Mobilarbeit inzwischen üblich ist, bietet das Büro immer noch einen Raum für direkte, sinnvolle Interaktionen und stärkt die beruflichen Beziehungen. Diese Beziehungen sind nicht nur sozialer Natur, sondern fördern auch eine Kultur der Zusammenarbeit, das Engagement der Mitarbeitenden und das gemeinsame Engagement für das Unternehmen.
Ein physisches Büro erleichtert soziale und berufliche Interaktionen, die euer Team produktiv und engagiert halten. Eine einladende Umgebung mit flexiblen Arbeitsplätzen, Räumen für die Zusammenarbeit und vielseitigen Grundrissen macht es den Menschen leichter, Kontakte zu knüpfen. Die Mitarbeitenden kommunizieren effektiver und tauschen ihre Ideen frei aus, ohne starre Barrieren, und fördern so eine teamorientierte Kultur.
Wenn ihr euer Unternehmen so umgestaltet, dass es einladender ist, unterstützt ihr direkt die Bedürfnisse moderner Teams. Das bedeutet, dass ihr eine Vielzahl von Arbeitsplätzen anbietet, natürliche und ergonomische Elemente einbaut, in Technologie investiert, die die täglichen Abläufe vereinfacht, und Maßnahmen ergreift, die das Büro noch attraktiver machen, wie z. B. die Zulassung von Haustieren. Diese Veränderungen machen euren Arbeitsplatz attraktiver und zeigen, dass ihr euch für die Zufriedenheit und den Komfort eurer Mitarbeitenden einsetzt.
Indem ihr lernt, wie ihr ein Büro einladender gestalten könnt, verändert ihr die Dynamik eures Unternehmens und steigert die Produktivität insgesamt.
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