Desksharing am Arbeitsplatz: Vorteile und hilfreiche Tipps für die erfolgreiche Nutzung von flexiblen Arbeitsplätzen

Wie wäre es, wenn du im Büro für Abwechslung sorgen könntest, ohne dass du zusätzlichen Platz oder ein großes Budget brauchst? Desksharing am Arbeitsplatz könnte die Lösung für dich sein. Dieser Ansatz hat sich von einer innovativen Idee zu einer grundlegenden Praxis im modernen Arbeitsplatzmanagement entwickelt und beweist, dass es dabei nicht nur um Kosteneinsparungen geht. Stattdessen sorgt es für Anpassungsfähigkeit und Effizienz, insbesondere bei gemischten Teams. Das traditionelle Modell mit einem Schreibtisch pro Mitarbeiter scheint überholt zu sein, denn immer mehr Unternehmen setzen es um. Gemeinsames Sitzen hat viele Vorteile, wie z. B. mehr Flexibilität für deine Kollegen und bessere Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Dieser Leitfaden führt dich durch die Einführung von Desksharing am Arbeitsplatz und stellt sicher, dass es für alle Beteiligten von Vorteil ist. Außerdem sprechen wir darüber, wie deskbird die Verwaltung geteilter Räume einfacher und effizienter macht. Ganz gleich, ob du gerade erst anfängst oder dein bestehendes System optimieren willst, diese wichtigen Elemente werden dir helfen. Hier erfährst du, wie du sie für dein Büro nutzen kannst!

Warum ist Desksharing so beliebt geworden?

Die Auswirkungen der hybriden Arbeitsformen

Weltweit setzen Unternehmen auf hybride Arbeitsformen, was zur Popularität des Hot Desking geführt hat. Die Unternehmen vermischen die Arbeit im Büro mit der an entfernten Standorten, so dass feste Arbeitsplätze nicht mehr notwendig sind. Dadurch können die Mitarbeiter/innen ihren Arbeitsplatz nach ihrem Zeitplan wählen, was eine flexible und anpassungsfähige Arbeitsumgebung fördert. Desksharing am Arbeitsplatz hat sich dank gemischter Modelle zu einem strategischen Ansatz zur Förderung eines kollaborativen und vielseitigen Arbeitsplatzes entwickelt, der die Ineffizienzen fester Schreibtische aufzeigt. Es ist Teil eines umfassenderen Ansatzes zur Optimierung von Ressourcen und zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Eine Lösung, um die Kosten zu senken und gleichzeitig die Beschäftigten glücklich zu machen

Desksharing am Arbeitsplatz kann zu großen Einsparungen führen, nicht nur durch die intelligente Nutzung des Büroraums, sondern auch durch die Senkung anderer Kosten (Strom, Wasser, Ausrüstung usw.). Stell dir ein Unternehmen mit 100 Teammitgliedern vor, die jeweils 10^m2 benötigen. Der Bedarf liegt bei 1.000^m2. Was aber, wenn an einem Tag nur etwa 70 % im Büro sind und der Rest von zu Hause aus arbeitet? Wenn du die Schreibtische teilst, kannst du 300^m2 einsparen, was die Kosten deutlich senkt. Du könntest die eingesparte Fläche sogar vermieten und so zusätzliches Geld verdienen. Ein weiterer Vorteil dieser Praxis ist, dass die Monotonie der täglichen Routine durchbrochen wird und so die Zufriedenheit der Beschäftigten steigt. Es ermöglicht eine flexiblere Work-Life-Balance.

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Ein menschenzentrierterer Ansatz für bessere Ergebnisse

Shared Desk-Arbeitsumgebungen sind in der Regel stärker auf den Menschen ausgerichtet, was zu besseren Ergebnissen sowohl für die Beschäftigten als auch für die Unternehmen führt. Sie konzentrieren sich darauf, unterschiedliche Arbeitsstile zu verstehen und zu berücksichtigen, und fördern so eine Kultur der Flexibilität und Wahlmöglichkeiten für die Belegschaft. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihren Arbeitsplatz je nach ihren täglichen Aufgaben, ihrer Stimmung oder ihren Bedürfnissen nach Zusammenarbeit selbst zu wählen, steigen Kreativität und Produktivität in die Höhe. Diese persönliche Herangehensweise steigert nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern gibt den Beschäftigten auch ein Gefühl von Eigenverantwortung und Verantwortung. Eine mitarbeiterorientierte Bürogestaltung mit Desksharing fördert also ein glücklicheres, engagierteres und letztendlich produktiveres Team.

Was sind die Vorteile von Desksharing für die Beschäftigten?

Effizienz und Produktivität

Diese Büromanagementlösung steigert die Effizienz und Produktivität, indem sie es den Beschäftigten ermöglicht, ihren Arbeitsbereich an ihre jeweiligen Aufgaben anzupassen. Die Teammitglieder können eine ruhige Ecke für konzentrationsintensive Aufgaben oder einen gemeinschaftlicheren Raum für Teamarbeit wählen. Dank dieser Anpassungsfähigkeit können die Mitarbeiter jederzeit in einer Umgebung arbeiten, die ihrem Arbeitsstil entspricht. Ein Tapetenwechsel hilft auch, den Geist frisch und wach zu halten, indem er die Monotonie verringert. Du kannst den Arbeitsbereich schnell an die sich verändernden Bedürfnisse anpassen. Dies führt zu einem reibungsloseren und effizienteren Arbeitsablauf, da weniger Zeit damit verschwendet wird, den richtigen Raum zu finden oder sich täglich neu einzurichten.

Zusammenarbeit und Kontaktfreudigkeit

Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen am Arbeitsplatz fördert die Zusammenarbeit und Geselligkeit unter den Beschäftigten. Mit einer App wie deskbird können deine Mitarbeiter/innen Tische in der Nähe ihrer Kolleg/innen reservieren, um an gemeinsamen Projekten zu arbeiten. Auf diese Weise können Ideen und Problemlösungsstrategien in Echtzeit ausgetauscht werden. Hot Desking ist dynamisch, d.h. die Teammitglieder sitzen nicht immer neben denselben Kollegen. Das bietet die Möglichkeit, mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen aus dem Unternehmen zu interagieren. Solche Interaktionen können zu neuen beruflichen Beziehungen und Freundschaften führen und das soziale Gefüge am Arbeitsplatz verbessern. Die Abwechslung in der täglichen Sitzordnung trägt dazu bei, dass der Zusammenhalt in der Gruppe gestärkt wird und der Wissensaustausch und die Unterstützung der Gemeinschaft Teil der Arbeitserfahrung sind. 

Wohlbefinden und Zufriedenheit

Indem du deinen Mitarbeitern die Flexibilität gibst, den Arbeitsplatz zu wählen, der am besten zu ihren Bedürfnissen und ihrem Arbeitsstil passt, trägt Desksharing am Arbeitsplatz zur Zufriedenheit und zum Wohlbefinden der Mitarbeiter bei. Wer Ruhe und Abgeschiedenheit braucht, kann einen Schreibtisch in einem abgelegenen Bereich reservieren und sich so besser konzentrieren, während diejenigen, die sich in einer geschäftigen Umgebung wohlfühlen, offene Räume wählen, in denen das Zusammensein mit Kollegen die Produktivität und die Arbeitsmoral steigert. Das System passt sich verschiedenen Arbeitsstilen an und erkennt und respektiert gleichzeitig die individuellen Vorlieben, was zu mehr Zufriedenheit führt. Dank dieses Systems können Arbeitnehmer/innen ihr Büro optimal einrichten und so ihre Arbeitszufriedenheit steigern.

Wie kann man Desksharing am Arbeitsplatz erfolgreich umsetzen?

Sammeln Sie das Feedback der Beschäftigten zur Einführung von Desksharing am Arbeitsplatz

Die erfolgreiche Einführung von Desksharing am Arbeitsplatz beginnt damit, dass du die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben deiner Mitarbeiter/innen kennst. Um ein Umfeld zu schaffen, in dem sich alle wohlfühlen, ist es wichtig, Feedback einzuholen. Befrage dein Team in Umfragen, Einzelgesprächen oder Fokusgruppen, um herauszufinden, welche Bedenken, Wünsche und Vorschläge sie für die neue Einrichtung haben. Dieser kooperative Ansatz stellt sicher, dass bei der Umstellung nicht nur die logistische und räumliche Planung berücksichtigt wird, sondern auch das Wohlbefinden und die Produktivität der Beschäftigten. Indem du die Menschen in den Entscheidungsprozess einbeziehst, schaffst du ein Gefühl der Eigenverantwortung und Unterstützung, was zu einer reibungsloseren Umstellung auf Hot Desking führt. Die Anpassung dieser Praxis auf der Grundlage direkter Beiträge trägt dazu bei, einen unterstützenden und anpassungsfähigen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich deine Mitarbeiter wertgeschätzt und gehört fühlen.

Erkläre die Umstellung auf ein Shared Desk Office Layout 

Wenn du deinen Mitarbeitern die Gründe für die Umstellung auf ein Shared-Desk-Büro mitteilst, musst du transparent machen, welche Vorteile du dir für sie und das Unternehmen davon erhoffst. Erläutere die Vorteile, wie z.B. die erhöhte Flexibilität, die verbesserte Zusammenarbeit und die bessere Raumnutzung. Gehe auf Bedenken ein, indem du erklärst, wie die Bedürfnisse des Einzelnen und des Teams erfüllt werden, indem du z.B. Schreibtische und Räume buchst, die für verschiedene Arbeitsbereiche geeignet sind. Betone die Unterstützung, die du während der Umstellung erhältst, einschließlich der Schulung für alle neuen Tools. Sieh die Veränderung als einen positiven Schritt hin zu einem dynamischeren und anpassungsfähigeren Arbeitsplatz, um die Umstellung zu erleichtern und die Mitarbeiter/innen mit ins Boot zu holen.

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Kommuniziere deine Desk-Sharing-Etikette

Um einen harmonischen Arbeitsplatz zu schaffen, musst du einen Knigge für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen festlegen und kommunizieren. Beginne damit, Richtlinien aufzustellen, die die Sauberkeit, den persönlichen Freiraum und den Buchungsprozess betreffen. Die Regeln sollten regeln, wie die Beschäftigten ihre Schreibtische am Ende des Tages verlassen - sauber und ohne persönliche Gegenstände - und wie sie die Arbeitsplätze anderer respektieren. Beschreibe, wie man Schreibtische bucht und betone dabei Fairness und Flexibilität. Denke über ein Intranet oder ein Handbuch nach, das diese Regeln leicht zugänglich macht, und ziehe eine kurze Schulung in Betracht, um zu erklären, was erwartet wird. Mach diese Regeln benutzerfreundlicher, indem du Feedback zulässt, damit du Anpassungen vornehmen kannst. Wenn du die Umgangsformen für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen klar kommunizierst, sind alle auf derselben Seite und der Arbeitsplatz wird respektvoller und effizienter.

Berücksichtige die Cybersicherheitsaspekte dieser Büroeinrichtung

Bei Desk-Sharing-Modellen muss die Cybersicherheit berücksichtigt werden, vor allem wenn du versuchst, eine BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device) umzusetzen. Diese Lösung ist zwar flexibel, wirft aber auch Fragen des Datenschutzes und der Netzwerkintegrität auf. Investiere in eine gründliche digitale Sicherheitsstrategie, die geschütztes Wi-Fi, robuste Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung umfasst. Vergewissere dich, dass deine Mitarbeiter/innen die richtigen Online-Praktiken kennen und wissen, wie sie die Unternehmensdaten schützen können, egal welches Gerät sie benutzen. Erwäge außerdem die Anschaffung einer Software, die dein Netzwerk über alle Geräte hinweg überwacht und schützt. Vergewissere dich, dass deine Desk-Sharing- und BYOD-Richtlinien der Online-Vertraulichkeit Priorität einräumen, damit dein Team flexibel und sicher arbeiten kann.

Investiere in verstellbare Möbel und Ausrüstung

Damit deine Desksharing-Umgebung erfolgreich ist, müssen die Möbel und die Ausstattung anpassbar sein. So kann jeder in deinem Team unter optimalen Bedingungen arbeiten, unabhängig von seinen körperlichen Voraussetzungen oder der anstehenden Aufgabe. Ein Stehpult zum Beispiel fördert eine bessere Körperhaltung und verringert das Risiko von Überlastungsschäden. Ergonomische Stühle machen dich produktiver und bequemer. Mit anpassbaren Monitorarmen und Tastaturablagen kannst du deinen Arbeitsplatz komplett umgestalten. Wenn du in vielseitige Möbel und Geräte investierst, zeigst du dein Engagement für das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter und die Schaffung einer produktiveren Büroumgebung.

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Frag deine Mitarbeiter regelmäßig nach ihrem Feedback

Bevor du Desksharing am Arbeitsplatz einführst, ist es wichtig, das Feedback deiner Mitarbeiter/innen einzuholen. Außerdem ist es wichtig, ihre Meinung regelmäßig einzuholen, damit der sich entwickelnde Arbeitsplatz ihren Bedürfnissen gerecht wird. Die erfolgreiche Umsetzung dieser Vereinbarung erfordert einen ständigen Dialog mit deinen Teammitgliedern. Da die Beschäftigten täglich mit dem System interagieren, können sie wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, was effektiv ist und was nicht. Biete strukturierte Feedback-Kanäle wie Umfragen, Vorschlagsboxen oder spezielle Meetings an, damit sich deine Mitarbeiter/innen gehört fühlen. Indem du dir ihre Vorschläge aktiv anhörst, kannst du das Desksharing-System verbessern, um ihre Erwartungen besser zu erfüllen und ein unterstützendes und dynamisches Arbeitsumfeld zu schaffen. Um eine Kultur des ständigen Fortschritts zu fördern, ist es wichtig, dass du den Input deiner Mitarbeiter/innen in die Entwicklung deines Arbeitsplatzes einbeziehst.

Wie unterstützt dich deskbird bei der Verwaltung deiner Shared Desk-Umgebung?

Der deskbird Hybridbüro-Rechner hilft dir, dein ideales Desksharing-Verhältnis zu ermitteln.

Wir von deskbird kennen die Herausforderungen, die die Verwaltung eines geteilten Schreibtisches mit sich bringt, vor allem, wenn du vor Ort und aus der Ferne arbeitest. Deshalb haben wir den Hybridbüro-Rechner entwickelt, mit dem du herausfinden kannst, welches Verhältnis von ge teilten Schreibtischen für dein Unternehmen am besten geeignet ist. Gib Details über die Größe deines Teams, die Anwesenheitszeiten und die Anzahl der verfügbaren Schreibtische ein und unser Tool sagt dir, wie du deinen Platz optimal nutzen kannst. Du bist in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen, um eine flexible, hybride Belegschaft zu unterstützen, ohne Kompromisse bei der Produktivität einzugehen. deskbird vereinfacht deinen Wechsel zu einem dynamischeren, anpassungsfähigen Bürolayout, damit du dich sowohl auf die Zusammenarbeit als auch auf die persönliche Leistung konzentrieren kannst.

Unser Arbeitsplatzmanagementsystem macht deinen Desk-Sharing-Prozess so einfach wie möglich

deskbirdDas Workplace Management System von macht die Buchung und Handhabung von geteilten Schreibtischen für Mitarbeiter und Administratoren einfach. Mit unserer intuitiven Plattform können die Mitarbeiter/innen ihre Schreibtische im Voraus reservieren, die Verfügbarkeit in Echtzeit überprüfen und die Arbeitsplätze nach ihren Bedürfnissen auswählen. deskbird gibt dir einen umfassenden Überblick über die Nutzung der Schreibtische und ermöglicht es dir, die Büroressourcen effizient zu verwalten und die Vereinbarungen bei Bedarf anzupassen. Wir vereinfachen die operativen Aspekte des Desksharings, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich wichtig ist: die Schaffung einer produktiven und ansprechenden Arbeitsumgebung.

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Unsere Schreibtischbuchungsfunktion stellt sicher, dass deine Mitarbeiter den Schreibtisch haben, den sie brauchen

Auf deskbird möchten wir dafür sorgen, dass deine Mitarbeiter/innen den richtigen Platz für ihren Arbeitstag finden, ohne dass es zu Problemen kommt. Mit unserer Tischreservierungsfunktion können Mitarbeiter auf einer benutzerfreundlichen Plattform ganz einfach einen Arbeitsplatz reservieren, der ihren Präferenzen entspricht. Ganz gleich, ob jemand einen ruhigen Bereich für konzentriertes Arbeiten oder einen gemeinschaftlichen Raum für ein Teamprojekt braucht, er kann seinen Platz im Voraus reservieren. Die Auswahl und Buchung von Arbeitsplätzen maximiert die Effizienz der Büroflächen und erhöht die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter. Wir haben unsere Buchungsfunktion für den modernen, dynamischen Arbeitsplatz entwickelt. So kann jeder mit Zuversicht in den Tag starten, weil er weiß, dass er an einem Ort ist, der ihn unterstützt.

Unsere Büroanalysefunktion gibt dir klare Einblicke, um deine Desksharing-Umgebung zu verbessern

MitOffice Analytics könnt ihr sehen, wie eure Desk-Sharing-Umgebung genutzt wird, damit fundierte Verbesserungen gemacht werden können. Mit detaillierten Einblicken könnt ihr Spitzenzeiten erkennen und herausfinden, welche Bereiche des Büros am beliebtesten sind. Anhand dieser Daten könnt ihr die Schreibtischzuweisung und -aufteilung anpassen, um die Erwartungen eures Teams besser zu erfüllen und die Effizienz und Zufriedenheit zu steigern. Die Beobachtung von Trends im Laufe der Zeit hilft euch auch dabei, kommende Veränderungen vorherzusehen und den Arbeitsplatz entsprechend anzupassen. Dank unseres Analysetools könnt ihr ein Büro einrichten, das den Bedürfnissen deines Unternehmens und eurer Mitarbeitenden entspricht. Außerdem stellt ihr sicher, dass eure Umgebung stets für die Zufriedenheit und Produktivität eurer Mitarbeiter optimiert ist, indem ihr euch auf die Zukunft vorbereitest.

deskbird Das Desk-Sharing-System kann leicht in andere Arbeitsplatz-Tools integriert werden

Unsere Software lässt sich intuitiv in deine täglichen Tools wie Kalender, Kommunikationsplattformen und Projektmanagement-Tools integrieren. Durch die Zusammenführung mit mehreren Systemen werden Schreibtischbuchung, Terminplanung und Teamarbeit vereinfacht, ohne dass du zwischen den Systemen wechseln musst. Durch die Optimierung deiner bestehenden IT-Infrastruktur werden deine Desksharing- und Büroverwaltungsprozesse verbessert, ohne sie zu kompliziert zu machen. Mit deskbird konzentrierst du dich auf die Unterstützung deiner Mitarbeiter, um ein produktives und kollaboratives Arbeitsumfeld zu schaffen. Du wirst begeistert sein, wie unsere App die Verwaltungsaufgaben einfacher und reibungsloser macht!

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Die Umstellung auf ein Shared-Desk-Modell bietet viele Vorteile, wie z.B. eine höhere Flexibilität, eine Optimierung des Platzangebots und eine verbesserte Erfahrung der Mitarbeiter. deskbirdUnsere umfassende Plattform macht die Umstellung zu einem einfachen Prozess und einem strategischen Vorteil. Mit unserem Tool können alle vom Desksharing am Arbeitsplatz profitieren, von Arbeitnehmern, die nach dem perfekten Platz suchen, bis hin zu Managern, die den Raum optimal nutzen wollen. Wir laden dich ein, unsere Desksharing-Seite zu besuchen, um einen genaueren Blick darauf zu werfen, wie deskbird diese Erfahrung auf die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens zuschneidet. Damit du wirklich verstehst, wie wir deinen Arbeitsplatz dynamischer und anpassungsfähiger machen können, fordere eine kostenlose Demo der App deskbird an. Erfahre, wie wir deine Desksharing-Umgebung zu einer Quelle der täglichen Erfüllung und Produktivität für dein gesamtes Team machen können!