Richtlinien für Hybridarbeit: Wie man sie erfolgreich einrichtet

Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz ist wichtig, um die Attraktivität für Talente und die Zufriedenheit der Beschäftigten zu steigern. Sie muss jedoch effektiv umgesetzt werden. Hybride Arbeitsrichtlinien sind das Grundgerüst für ein erfolgreiches, flexibles Arbeitsumfeld. Sowohl aus Sicht der Arbeitgebenden als auch aus Sicht der Arbeitnehmenden beseitigen sie Verwirrung, verhindern Fehlinterpretationen und vermeiden einseitige Verhaltensweisen.

Jeder weiß genau, was man in Bezug auf Arbeitszeiten und Arbeitsort tun und lassen soll und wo man im Zweifelsfall die richtigen Antworten findet.

Für die Festlegung einer wirksamen Richtlinie gelten einige Regeln. Entscheidende Aspekte wie Anspruchsberechtigung, Sicherheit, Technologie, Erwartungen, Vorteile der Heimarbeit usw. müssen erörtert und definiert werden. In diesem Artikel gehen wir auf all diese Aspekte ein und stellen eine Vorlage zur Verfügung, die ihr als Ausgangspunkt verwenden könnt. Das Wichtigste dabei ist, dass die Entwicklung von Verfahren eine gemeinsame Aufgabe ist. Die Personalabteilung, die Finanzabteilung, die IT-Abteilung, die CRE, die Teamleitenden und die Mitarbeitenden müssen zusammenarbeiten, um Richtlinien festzulegen, die alle zufrieden stellen.

Die Einführung von Hybridarbeit kann verschiedene Formen annehmen. Sehen wir uns an, wie man eine flexible Arbeitszeitregelung einrichtet, um diese moderne Art des Arbeitens reibungslos und erfolgreich umzusetzen. 

Die Gründe, warum eine Richtlinie für Hybridarbeit wichtig ist

Der Unterschied zwischen einer Richtlinie für Hybridarbeit und einer Leitlinie

Bevor wir uns mit diesem Thema befassen, ist es wichtig, sich den Unterschied zwischen einer Richtlinie und einer Leitlinie zu vergegenwärtigen, da diese Begriffe häufig synonym verwendet werden. Eine Leitlinie ist eine Reihe von Empfehlungen, während eine Richtlinie eine Reihe von Regeln ist, die die Mitarbeitenden befolgen müssen. Eine Richtlinie wäre z. B.: "Wenn ihr idealerweise einmal pro Woche vor Ort sein könntet, wäre das großartig". Eine Richtlinie lautet: "Mitglieder des Hybridteams müssen mindestens zwei Tage pro Woche im Büro sein." Erkennt ihr den Unterschied?

Richtlinien für die Hybridarbeit beseitigen Stress und Verwirrung für alle

Es gibt verschiedene Arten von hybriden Arbeitsmodellen (remote-first, office-first, at-will usw.) und mehrere Möglichkeiten, sie je nach den Bedürfnissen des Unternehmens umzusetzen. Die Richtlinie kann für das gesamte Unternehmen gelten, einschließlich der festen Tage für Fernarbeit und Vor-Ort-Arbeit. Sie kann variieren, um Entscheidungen zu ermöglichen und den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeitenden gerecht zu werden. Und schließlich kann sie auch teamübergreifend flexibel sein, d. h. die Regeln werden individuell zwischen den Vorgesetzten und den Mitarbeitenden festgelegt. All dies kann verwirrend sein, und die Mitarbeitenden wissen möglicherweise nicht, wozu sie berechtigt sind.

Der Mangel an Klarheit ist eines der größten Probleme in einer hybriden Arbeitsumgebung. Eine klare Richtlinie für hybrides Arbeiten hilft euch, dieses Problem zu lösen.

Richtlinien für Hybridarbeit machen Regeln offiziell und sorgen dafür, dass alle auf derselben Seite stehen

Ihr könnt nicht davon ausgehen, dass alle so handeln, wie ihr es tun würdet, weil ihr denkt: "Das ist gesunder Menschenverstand". Wir alle haben unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen. Vielleicht seht ihr einen bestimmten Aspekt auf eine bestimmte Weise, die euch offensichtlich erscheint. Gleichzeitig hat euer Teamkollege eine ganz andere Meinung zu diesem Thema. Es ist ein Geschenk, von Kolleg:innen mit unterschiedlichen Ansichten umgeben zu sein. Es lässt Menschen und Unternehmen schneller wachsen, weil es neue Perspektiven bietet, über die man nachdenken kann. 

Wenn es jedoch um die Arbeitsweise geht, kann dies zu einseitigen Verhaltensweisen und Konflikten führen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, einige Regeln aufzustellen. Auf diese Weise wissen die Arbeitnehmenden, worauf sie Anspruch haben, und die Führungskräfte wissen es auch.

Sowohl aus der Sicht der Führungskräfte als auch aus der Sicht der Mitarbeitenden zieht eine Richtlinie für die Hybridarbeit eine Grenze zwischen dem, was erlaubt ist und was nicht. Ihr könnt zum Beispiel festlegen, dass eure Mitarbeitenden das Büro besuchen können, wann immer sie wollen. Allerdings müssen sie mindestens zwei volle Tage pro Woche anwesend sein. Die Kenntnis der Gebote und Verbote schafft nicht nur mehr Klarheit, sondern verhindert auch unfaire und ungleiche Praktiken.

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Einige Tipps für eine klare und hilfreiche Richtlinie für flexible Arbeitszeiten

Diskutiert mit Mitarbeitenden und anderen Führungskräften, bevor ihr eure neue Richtlinie für hybride Arbeitsformen erstellt

Es geht nicht darum, jede Woche die Richtlinien für hybride Arbeitsformen zu überarbeiten, weil man feststellt, dass ein bestimmter Punkt nicht den Bedürfnissen des Unternehmens oder der Belegschaft entspricht. Deshalb müsst ihr die Erwartungen aller berücksichtigen und sich die nötige Zeit nehmen, um Regelungen und Protokolle festzulegen, die den Anforderungen entsprechen. Auf diese Weise müsst ihr nicht so oft nachbessern, und eure Mitarbeitenden werden nicht durch ständig neue Aktualisierungen und Regeln überfordert und genervt. Das heißt aber nicht, dass ihr es einmal macht und dann die nächsten fünf Jahre dieselbe Richtlinie beibehaltet. Die Erwartungen der Mitarbeitenden und der Arbeitsplatz entwickeln sich weiter, so dass eine Aktualisierung dieses Dokuments unerlässlich ist. Aber sowohl für euch als auch für eure Kolleg:innen sollte dies nicht jeden Monat geschehen.

Seid so spezifisch wie möglich

Einer der Hauptgründe für die Ausarbeitung einer Richtlinie für Hybridarbeit besteht darin, Verwirrung unter euren Mitarbeitenden zu vermeiden. Daher reicht es nicht aus, nur einige Punkte aufzuschreiben. Ihr müsst spezifisch sein, viele Aspekte abdecken und so viele Fragen wie möglich beantworten. Natürlich kann es sein, dass im Laufe der Zeit mehr Fragen beantwortet werden müssen. Versucht jedoch, den Text so einfach und umfassend wie möglich zu gestalten. Eine gute Ausgangsbasis ist es, Vorlagen für Richtlinien für Hybridarbeit zu prüfen und mit euren Mitarbeitenden zu besprechen, welche Themen unklar sind.

Mach es zu deinem eigenen

Es gibt kein hybrides Arbeitsmodell, das für alle passt. Die Fähigkeit, sich an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden anzupassen, ist das Wesentliche dieser Arbeitsform. Jede Branche, jedes Unternehmen und jede Belegschaft ist anders. Daher solltet ihr die Flexibilität, die dieses Arbeitsmodell bietet, nutzen, um eine maßgeschneiderte Strategie für hybride Arbeitsformen zu entwickeln.

Bleibt offen für Feedback

Trotz all eurer Bemühungen kann es vorkommen, dass eure Strategie für hybride Arbeitsformen bei euren Mitarbeitenden nicht ankommt. Es ist wichtig, dass ihr regelmäßig deren Feedback einholt, erreichbar bleibt und jederzeit für Diskussionen offen seid. Auf diese Weise könnt ihr Schwachstellen aufdecken und sie so schnell wie möglich verbessern. Außerdem verhindert es, dass bei euren Mitarbeitenden Stress und Frustration aufkommen. Dieser letzte Punkt ist von grundlegender Bedeutung, da er zu einem Anstieg der Mitarbeiterfluktuation und zu Burnout führen kann.

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Teilt eure Richtlinie der Hybridarbeit bedingungslos 

Sobald ihr eure Richtlinie für hybrides Arbeiten eingeführt haben, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie gemeinsam genutzt wird und für alle Mitarbeitenden zugänglich ist. Im Zweifelsfall müssen sie immer und überall darauf zugreifen können. Im Folgenden findet ihr einige Möglichkeiten, wie ihr dies sicherstellen könnt: 

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• Sendet es per E-Mail an alle;
• Sprecht bei Teambesprechungen darüber;
• Teilt eure hybriden Arbeitsrichtlinien in eurem Instant-Kommunikationskanal;
• Ladet es auf euer Kollaborationstool (Notion, Asana oder was auch immer) herunter;
• Hängt die kritischsten Punkte an den Wänden der Gemeinschaftsbereiche auf (Flure, Freiflächen, Essens- und Kühlzonen, Aufzüge usw.).

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Wie wichtig es ist, die 5 W's in eurer Richtlinie der Hybridarbeit zu berücksichtigen

Warum 

In diesem Abschnitt müsst ihr erläutern, warum ihr für eure Mitarbeitenden eine Richtlinie der Hybridarbeit einführt. Die wichtigsten Gründe habt ihr bereits im ersten Teil dieses Artikels erfahren, aber einige Beweggründe sind wahrscheinlich speziell für euer Unternehmen. Damit eure Mitarbeitenden die Logik hinter den Regeln verstehen, ist es wichtig, dass ihr ihnen gegenüber transparent macht, warum ihr diese Richtlinien einführt. 

Wer 

Wer kommt für flexible Arbeitsregelungen in Frage und in welchem Umfang? Bei manchen Arbeitsplätzen ist es schwieriger, die Vorteile der Hybridarbeit zu nutzen. Es ist wichtig, dass in eurer Richtlinie über hybride Arbeitszeiten angegeben wird, wer Anspruch auf diese Regelungen hat und wer nicht. Auf diese Weise wissen die Mitarbeitenden von Anfang an, was sie je nach ihrem Status tun dürfen. Um ein faires und integratives Arbeitsumfeld zu schaffen, müsst ihr natürlich Wege finden, um mehr Flexibilität für alle zu ermöglichen.

Wann 

Wann sollten eure hybriden Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten, und wann sollten sie im Büro sein? Ein weiterer wichtiger Aspekt in diesem Abschnitt ist die Frage, wie oft sie vor Ort sein müssen. Manche Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitenden beispielsweise, zu kommen, wann immer sie wollen, mit Ausnahme einer Woche im Monat, in der alle vor Ort sein müssen.

Was

Dieser Teil eurer Richtlinie für hybride Arbeitsformen muss sehr detailliert sein. Er muss die Erwartungen eures Unternehmens und alles, worauf eure Mitarbeitenden Anspruch haben, enthalten. So müsst ihr beispielsweise die von euch bereitgestellte Technologie, die vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen, die Kommunikationsstrategie usw. erwähnen. Übernehmt ihr die Kosten für Internetdienste, einen Teil der Stromkosten, Büromöbel und -material usw.? Die Umstellung auf hybride Arbeitsformen kann die Ausgaben für eure Mitarbeitenden erhöhen. Wenn ihr dies in Erwägung zieht und eure Mitarbeitenden von einem Stipendium für die Arbeit von zu Hause aus profitieren können, müsst ihr dies auch klar angeben.

Wo 

In diesem Abschnitt werden alle "Wo"-Fragen gesammelt, z. B:

• Können Arbeitnehmende von einem dritten Arbeitsplatz oder nur von zu Hause aus arbeiten?
• Können sie vom Ausland aus tätig sein?
• Wo können sie flexible Arbeitsregelungen beantragen (wenn sie das müssen)?
• Wo können Teammitglieder weitere Informationen über die Richtlinie für Hybridarbeit finden?
• Wo können sie Unterstützung erhalten, wenn sie bei der Mobilarbeit ein IT-Problem haben?

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Vorlage für hybride Arbeitszeiten mit PDF zum Herunterladen

Überblick über die Richtlinie für die Hybridarbeit

[Name des Unternehmens] möchte seinen Mitarbeitenden mehr Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und -ort bieten. Die folgende Richtlinie für hybride Arbeitsformen soll der gesamten hybriden Belegschaft klare Anweisungen geben, um Zufriedenheit, Zusammenarbeit, Produktivität und Leistung der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Daher werden in diesem Dokument die Regeln in Bezug auf Folgendes dargelegt: 

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• Eignung;
• Erwartungen an die Einhaltung der Vorschriften;
• Ausrüstung und Technologie;
• Praktiken der Kommunikation und Zusammenarbeit;
• Cybersicherheit;
• Kosten und Entschädigung für Mobilarbeit.

Eignung

Diese Hybridarbeitsrichtlinie gilt für alle Mitarbeitenden von [Name des Unternehmens], sobald ihre Aufgaben dies zulassen. Im Falle eines besonderen Antrags (vorübergehend oder dauerhaft) ist die Genehmigung des Vorgesetzten erforderlich. Die Teammitglieder können die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Formulare zur flexiblen Arbeitsgestaltung ausfüllen.

Erwartungen an flexible Arbeitszeiten

Von den Arbeitnehmenden wird erwartet, dass sie in der ersten Woche des Monats täglich vor Ort sind. In den übrigen Monaten können sie ihre Woche nach den Arbeitszeiten und Standorten gestalten, die ihnen am besten passen. Folglich erlaubt [Name des Unternehmens] örtliche und zeitliche Flexibilität(Gleitzeit), sobald jedes Teammitglied die in seinem Vertrag angegebene Anzahl von Stunden arbeitet und während der Kernarbeitszeit (10 bis 15 Uhr) verfügbar ist. 

Die Arbeit im Ausland ist bis zu drei Monaten pro Jahr erlaubt und muss dem Unternehmen mitgeteilt werden.

Ausrüstung und Technologie

Das Unternehmen stellt allen Hybrid-Teammitgliedern eine Home-Office-Ausstattung zur Verfügung, darunter:

• Laptop;
• Bildschirm;
• Tastatur;
• Maus;
• ergonomischer Schreibtisch und Stuhl (nach Genehmigung).

Die Arbeitnehmenden haben außerdem Anspruch auf die folgenden digitalen Ressourcen:

• Cybersicherheitstechnologie (siehe unten);
• Arbeitsplatzbuchungssoftware;
• Plattformen für die Zusammenarbeit;
• Kommunikationsmittel;
• IT-Fernunterstützung.

Zusätzliche Ausrüstung (Hardware und Software) kann auf der Grundlage der Rolle und der Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeitendens bereitgestellt werden. Die Mitarbeitenden sind dafür verantwortlich, Missbrauch zu verhindern und die Sicherheit der gesamten Ausrüstung, die Eigentum des Unternehmens ist, zu gewährleisten. Wichtige Informationen: [Name des Unternehmens] hat das Recht auf alle Daten, die auf einem unternehmenseigenen und ausgegebenen Gerät gesammelt und gespeichert werden. 

Kommunikation und Zusammenarbeit

Den Mitarbeitenden stehen moderne Kollaborations- und Kommunikationstools zur Verfügung, sowohl für die Arbeit vor Ort als auch remote. [Name des Unternehmens] erwartet von den Teammitgliedern, dass sie diese Ressourcen bei Bedarf nutzen, um die Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten und die Bildung von Silos zu vermeiden. Die Mitarbeitenden müssen an allen obligatorischen Besprechungen und Konferenzen teilnehmen, zu denen sie in Bezug auf ihren Arbeitsort eingeladen werden. Die Mitarbeitenden müssen während der Kernarbeitszeiten über [Instant-Kommunikationskanal des Unternehmens] erreichbar sein. E-Mails müssen innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. 

Außerdem müssen die Mitarbeitenden ihren bevorzugten Arbeitsplatz so schnell wie möglich über das zur Verfügung gestellte Schreibtischbuchungssystem buchen und ihren hybriden Wochenplan auf dem neuesten Stand halten, in dem die Tage vor Ort und die Tage im Home Office angegeben sind.

Cybersecurity

Remote Arbeit erhöht das Risiko von Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen. Daher sind alle Mitarbeitende verpflichtet, an Schulungen zur Cybersicherheit teilzunehmen, um die besten Praktiken für die Sicherheit hybrider Arbeitskräfte zu erlernen und anzuwenden.

Die Arbeitnehmenden erhalten außerdem folgende Leistungen: 

• Mehrfaktor-Authentifizierung;
• Antivirus;
• Firewalls;
• Phishing.
• ein VPN-System.

Die Mitarbeitenden dürfen die Geräte und Informationen des Unternehmens nicht unbeaufsichtigt lassen. Auf öffentliches WIFI darf nur mit einem VPN zugegriffen werden, und das Herunterladen von nicht genehmigter Software ist verboten. Alle Mitarbeitenden müssen die NDA-Vereinbarung unterzeichnen und sich an alle Datenverschlüsselungsstandards halten.

Kosten und Entschädigung bei Remote Arbeit

Zur Unterstützung von Mitarbeitenden, die remote arbeiten, bietet das Unternehmen ein Stipendium in Höhe von 600$ (pro Jahr), das die Kosten für die Arbeit von zu Hause aus abdecken soll:

• Stromrechnungen;
• Kosten für Internetdienste;
• Home-Office-Ausstattung;
• Coworking Space-Abonnement;
• alle anderen mobilarbeitsbedingten Kosten.

Möchtet ihr dieses Beispiel für eine Richtlinie für flexible Arbeit als Ausgangspunkt für die Entwicklung eures eigenen Konzepts nutzen?

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Ihr könnt sie dann ausfüllen und spezifische Abschnitte hinzufügen, die auf die Anforderungen eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden zugeschnitten sind. Wir hoffen, dass dieser Artikel und die Vorlage euch dabei helfen, besser zu verstehen, warum ihr eine Richtlinie für hybride Arbeitsformen einrichten solltet und wie ihr dabei vorgeht. Vergesst nicht, eure Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass ihr auch ihre Bedürfnisse berücksichtigt und eine effektive Richtlinie für flexible Arbeitszeiten erstellt.

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Quellen: 

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• Richt- und Leitlinien für hybride Arbeitsformen: ein Leitfaden für ihre VerankerungGesandter;
• Vorlage für Hybrid Work PolicyAktivTrak;
• Was ist eine Hybrid Work Policy und warum braucht jedes Unternehmen eine?, Open Source Workplace;‍
• Hybrid Work Policy: Wie man sie erstellt (Vorlage und Beispiele), Zavvy.