Größe der Bürofläche: Ein kurzer Leitfaden für moderne Arbeitsplätze

Planst du einen Umzug in ein neues Büro oder eine Verkleinerung deines derzeitigen Büros? Unsere Arbeitsweise hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert, und damit auch die Rolle des Büros. Das wirkt sich auf die Größe der Bürofläche aus, die du tatsächlich brauchst. Viele Bürogebäude sind nicht optimiert und entsprechen nicht den sich wandelnden Erwartungen der Arbeitnehmer. Die Folge sind halb besetzte Freiflächen, verlassene Einzelschreibtische und ungenutzte Besprechungsräume. Die Arbeit im Büro wird weniger attraktiv als die Arbeit von zu Hause aus. Das führt dazu, dass Unternehmen Geld für Miete und andere Kosten verschwenden, während sie einen physischen Arbeitsplatz haben, an dem sich ihre Mitarbeiter nicht wohlfühlen.

Wie findest du also die tatsächliche Quadratmeterzahl, die du brauchst, um die Anforderungen deiner Mitarbeiter/innen zu erfüllen, ohne dein CRE-Budget (Corporate Real Estate) zu gefährden? Wie unsere neue Arbeitsweise muss auch deine Büroeinrichtung flexibel und beweglich sein. In diesem Artikel erfährst du, wie du die benötigte Bürofläche ermitteln und ein menschenfreundliches Arbeitsumfeld schaffen kannst, in dem sich deine Mitarbeiter wohlfühlen.

Wie bestimmst du die ideale Größe deines Büros? 

1. Erfahre, wie viel Platz pro Person offiziell in einem Büro in deinem Land benötigt wird

Bevor du mit den Berechnungen beginnst, musst du dich über deine nationalen Vorschriften bezüglich der Mindestquadratmeterzahl pro Mitarbeiter informieren. Dieser gesetzliche Richtwert stellt sicher, dass deine Büroräume den Sicherheits-, Gesundheits- und Ergonomiestandards entsprechen und das Wohlbefinden der Beschäftigten schützen. Die Nichtbeachtung dieser Anforderungen kann zu gesetzlichen Strafen und schlechteren Arbeitsbedingungen führen. Deshalb ist es wichtig, diese Kriterien zu verstehen und anzuwenden, um die notwendige Größe deines zukünftigen Büros zu bestimmen und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und ein produktives Arbeitsumfeld zu fördern. In Deutschland brauchst du zum Beispiel mindestens 8 Quadratmeter pro Mitarbeiter. In Frankreich beträgt die gesetzlich vorgeschriebene Bürofläche 6 Quadratmeter pro Arbeitnehmer. In den USA muss jedes Teammitglied mindestens 10 Quadratmeter haben.

2. Prüfe die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter mit den derzeitigen Büroräumen

Bevor du die Größe eines neuen Büros berechnest, solltest du dich mit deinen Mitarbeitern unterhalten und ihr Feedback zu den derzeitigen Räumlichkeiten einholen. Wenn du erfährst, ob sie das bestehende Büro als zu eng oder zu groß empfinden, kannst du die Größe deines zukünftigen Arbeitsbereichs bestimmen. Das Sammeln von Präferenzen bezüglich der Bereiche für die Zusammenarbeit und bestimmter Arbeitsplatztypen gibt dir auch Aufschluss darüber, wie du die Bereiche effektiv aufteilen und gestalten kannst. Auf diese Weise stellst du sicher, dass das neue Büro den Bedürfnissen und Wünschen deiner Mitarbeiter/innen entspricht, um optimale Produktivität und Zufriedenheit zu erreichen. Ich brauche wohl nicht zu erwähnen, dass dieser Schritt unerlässlich ist, um es richtig zu machen! 

3. Überlege dir dein Arbeitsmodell und die Rollen deiner Teammitglieder

Wenn du die Größe deines zukünftigen Büros bestimmst, musst du auch dein Arbeitsmodell berücksichtigen. Eine Vier-Tage-Woche, eine Mischform oder eine Gleitzeitregelung können einen Unterschied bei der Größe deines Büros ausmachen. Das Gleiche gilt für die Art der Angestellten und ihre Verträge (Vollzeit- oder Halbtagskräfte, Freiberufler usw.). Ein hybrides Modell benötigt möglicherweise weniger Platz, weil die Mitarbeiter abwechselnd im Büro anwesend sind, während für Aufgaben, die eine Zusammenarbeit erfordern, mehr Gemeinschaftsräume von Vorteil sind. Flexible Arbeitszeiten können den Bedarf an einem Hot-Desk-Büro erhöhen. Wenn du all diese Faktoren berücksichtigst, kannst du einen Raum entwerfen, der den einzigartigen Arbeitsabläufen und der Dynamik der Belegschaft des Unternehmens gerecht wird.

‍

💥 Entdecke, wie deskbird dir hilft, die Produktivität der Hybridarbeit zu steigern und die Effizienz zu maximieren!

‍

4. Studiere deine Arbeitsplatzanalyseberichte

Ein genauer Blick auf die Analyse deines Arbeitsplatzes ist entscheidend, um die für dein Unternehmen erforderliche Größe zu bestimmen. Daten zur aktuellen Bürobelegung und zu den Nutzungsmustern sind eine wahre Fundgrube an Informationen, die verwertbare Einblicke in die Raumnutzung bieten. Anhand dieser wertvollen Berichte kannst du deinen Raumbedarf genau vorhersagen und sicherstellen, dass das neue Büro weder unterausgelastet noch überlastet ist. Außerdem kannst du mit diesen Analysen Kosten sparen, eine Büroumgebung schaffen, die dem tatsächlichen Bedarf entspricht, und die betriebliche Effizienz steigern.

5. Evaluiere deine Skalierungspläne

Wie viele Mitarbeiter hast du heute? Was glaubst du, wie viele Mitarbeiter du in einem Jahr haben wirst? Du wirst doch nicht alle 6 Monate mit deinem Büro umziehen, oder? Wenn du die Größe deiner zukünftigen Büroräume berechnest, ist es wichtig, dass du Pläne für eine Vergrößerung mit einbeziehst. Du musst das Wachstum deines Unternehmens vorhersehen, um sicherzustellen, dass deine Räumlichkeiten Platz für mehr Mitarbeiter, Funktionen und mögliche neue Abteilungen bieten. Wenn du Raum für zukünftige Erweiterungen bereitstellst, vermeidest du Störungen und Kosten, die durch häufige Umzüge entstehen. Eine proaktive Wachstumsplanung beweist nicht nur Weitsicht, sondern trägt auch dazu bei, dass sich die räumliche Umgebung des Unternehmens nahtlos weiterentwickelt.

‍

Wie kannst du die Bürofläche reduzieren, ohne das Wohlbefinden und die Produktivität deiner Mitarbeiter zu beeinträchtigen?

Gestalte eine Arbeitsumgebung mit geteilten Schreibtischen

Du hast erkannt, dass du keinen großen Arbeitsbereich brauchst, bist aber besorgt, dass ein kleineres Büro nicht den Bedürfnissen deiner Mitarbeiter/innen entspricht? Die Einführung eines Desk-Sharing-Systems ermöglicht es dir, die Bürofläche und die damit verbundenen Kosten effizient zu reduzieren. Dieser Ansatz nutzt die Vorteile flexibler Arbeitsvereinbarungen, wie z. B. hybride Arbeitszeiten oder Gleitzeit, um die Nutzung der verfügbaren Schreibtische zu maximieren. Du verringerst deinen Immobilienverbrauch erheblich, indem du dir die Schreibtische teilst, anstatt alle zugewiesenen Plätze zu behalten. Aber das ist nicht der einzige Vorteil. Es fördert auch finanzielle Einsparungen und ein dynamisches, kollaboratives Arbeitsumfeld, das sich an moderne Arbeitsstile anpasst.

‍

👋 Finde heraus, wie dein optimales Desk-Sharing-Verhältnis aussieht, damit Hybrid funktioniert!

‍

Agile und multifunktionale Räume gestalten

Wie wir bereits erwähnt haben, müssen moderne Arbeitsplätze flexibel und agil gestaltet sein. Sie passen sich an neue Arbeitsweisen und die sich verändernden Bedürfnisse deiner Mitarbeiter an. Diese Vielseitigkeit ist eine großartige Gelegenheit, multifunktionale Arbeitsbereiche zu schaffen. Diese anpassungsfähigen Umgebungen können während des Arbeitstages für verschiedene Zwecke genutzt werden, von Einzelarbeitsplätzen bis hin zu gemeinschaftlichen Treffpunkten oder Besprechungsbereichen. Wenn du in flexible Möbel und intelligentes Design investierst, kann ein einziger Bereich so umgestaltet werden, dass er den unmittelbaren Bedürfnissen entspricht. So kannst du den gesamten Platzbedarf minimieren und eine effizientere, kostengünstigere und flexiblere Nutzung des Arbeitsplatzes fördern.

Achte darauf, dein Büro nicht zu sehr zu verkleinern

Vergiss nicht, dass die Erfahrung und die Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen deine oberste Priorität sein sollten. Deshalb empfehlen wir, dein Büro nicht um jeden Preis zu verkleinern, denn das kann sich wie ein Bumerang auf deinen Betrieb auswirken. Wenn du deine Bürofläche zu sehr einschränkst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich das auf die Erfahrung, die Zufriedenheit und die Produktivität deiner Beschäftigten auswirkt. Das kann sich letztlich auf die Leistung deiner Mitarbeiter/innen, die Bindung von Talenten und schließlich auf das Wachstum deines Unternehmens auswirken. Wenn dein Büro hingegen die richtige Größe hat und so eingerichtet ist, dass deine Mitarbeiter/innen zufrieden sind, kommt das nicht nur ihnen zugute, sondern wirkt sich auch positiv auf wichtige Unternehmensaspekte aus. So kann es zum Beispiel die persönliche Zusammenarbeit, die Anwesenheit im Büro, die Produktivität und die allgemeine Zufriedenheit fördern.

‍

Wie wirkt sich flexibles Arbeiten darauf aus, wie viel Platz du pro Person in deinem Büro brauchst?

Arbeitnehmer verbringen nicht mehr jeden Arbeitstag im Büro

Hast du auch flexible Arbeitsregelungen eingeführt? Dann ist dir wahrscheinlich aufgefallen, dass dein Büro die meiste Zeit halb leer ist. Mit dieser neuen Arbeitsflexibilität kommen die Leute nicht mehr alle zusammen um 8 Uhr morgens und gehen um 18 Uhr. Es kann auch sein, dass sie jeden Morgen kommen und nachmittags von zu Hause aus arbeiten. Das hat drastische Auswirkungen auf die Nutzung des Büros und muss berücksichtigt werden, wenn es darum geht, Kosten zu sparen und einen Arbeitsplatz zu schaffen, der den Erwartungen der Beschäftigten entspricht.  

Die Rolle des Büros hat sich verändert und ist zu einem Zentrum der Zusammenarbeit geworden

Flexibles Arbeiten hat das Büro von einer alltäglichen Notwendigkeit zu einem zielgerichteten Raum für spezifische Interaktionen und Zusammenarbeit gemacht. Die Rolle des Büros hat sich dahingehend verschoben, dass es teambasierte Aktivitäten ermöglicht und die Unternehmenskultur fördert, anstatt die Mitarbeiter für die traditionelle, an den Schreibtisch gebundene Arbeit unterzubringen. Diese Verlagerung hat dazu geführt, dass ein Büro-Layout benötigt wird, das Hot-Desking, Gemeinschaftslounges und Besprechungsräume anstelle von festen Schreibtischreihen unterstützt, was oft zu einer geringeren Nutzung führt. Folglich sinkt der Bedarf an großen Büroflächen. Dies zwingt Unternehmen dazu, ihre Büros in flexible Umgebungen zu verwandeln, die sich an unregelmäßige Anwesenheit anpassen und gleichzeitig die Interaktion und Innovation unter den Mitarbeitern fördern, die sich dafür entscheiden, vor Ort zu arbeiten.

Das Home Office ist manchmal attraktiver als das Büro selbst 

Die Zunahme der Telearbeit hat gezeigt, dass das Home Office den Bedürfnissen der Beschäftigten manchmal mehr entspricht als das Büro selbst. Das mag an den ergonomischeren Möbeln liegen, an der Möglichkeit, Ablenkungen zu vermeiden und sich zu konzentrieren, an der Möglichkeit, für ein paar Minuten an die frische Luft zu gehen, usw. Das ist eine Herausforderung für traditionelle Büroräume, um relevant zu bleiben. Deshalb musst du deine Büroumgebung neu überdenken, um einzigartige Arbeitsbereiche und Ressourcen zu bieten, die eine häusliche Umgebung nicht bieten kann. Indem du diese Faktoren berücksichtigst, schaffst du einen attraktiven Büroraum, der Mitarbeiter/innen anzieht, indem du sicherstellst, dass jeder Arbeitsstil und jede Anforderung berücksichtigt wird. Das macht deinen Arbeitsplatz nicht nur attraktiver, sondern steigert auch die Zufriedenheit, das Engagement und die Produktivität deiner Mitarbeiter.

‍

🌿 Erfahre mehr über die Auswirkungen der Büroeinrichtung auf die Produktivität und die biophile Bürogestaltung.

‍

Warum ist deskbird ein wichtiger Verbündeter, wenn es darum geht, die richtige Bürogröße zu finden und diese effizient zu optimieren?

Das Team von deskbird ist Experte für die Verwaltung hybrider Arbeitsbereiche

Seit 2020 ist deskbird in Europa führend im Bereich des hybriden Arbeitsplatzmanagements. Wir unterstützen Unternehmen dabei, moderne Arbeitspraktiken wie flexibles Arbeiten einzuführen und die Erfahrungen der Mitarbeiter vor Ort zu verbessern. Mit unserer intuitiven Plattform kannst du deine physische Präsenz optimieren und die Bürokapazität an den schwankenden Bedarf vor Ort anpassen. So kannst du deinen Raum effizient nutzen und sicherstellen, dass du einen lebendigen, angemessenen Arbeitsplatz hast, der sich an die sich verändernden Bedürfnisse deiner hybriden Belegschaft anpasst.

Unsere Büroanalysefunktion ermöglicht es dir, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, um dein Bürolayout zu verbessern

Um herauszufinden, welche Büroflächengröße du brauchst und wie du sie effizient optimieren kannst, brauchst du relevante Erkenntnisse. Die App deskbird liefert dank ihrer Büroanalysen auch wertvolle datengestützte Erkenntnisse. So kannst du fundierte Entscheidungen über die Größe und Gestaltung deines Arbeitsplatzes treffen. Du kannst eine mitarbeiterorientierte und florierende Arbeitsumgebung schaffen, indem du die Raumnutzungsmuster analysierst und die Spitzenbelegungszeiten erkennst. Mit dieser Funktion kannst du die Arbeitsbereiche so umgestalten, dass sie den Bedürfnissen deiner Teams besser entsprechen, die Abläufe rationalisieren und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. So kannst du sicherstellen, dass sich dein Büro mit den dynamischen Anforderungen deines Unternehmens weiterentwickelt.

‍

📊 Lies den vollständigen Leitfaden zur Arbeitsplatzanalyse!

‍

Mit unserem Rechner für hybride Büroflächen kannst du deine Gemeinkosten reduzieren

Damit du herausfinden kannst, wie viel Bürofläche du tatsächlich brauchst, haben wir den Hybridbüro-Rechner entwickelt. Dieses kostenlose Tool steht auf der Website deskbird zur Verfügung und schätzt deinen Bedarf an Bürofläche genau ein. Es liefert maßgeschneiderte Raumempfehlungen, indem es die Größe deiner Belegschaft und deine betrieblichen Abläufe eingibt. So kannst du die tatsächlich benötigte Größe für deine hybride Belegschaft ermitteln, die Kosten optimieren und die effiziente Nutzung deiner Unternehmensimmobilie sicherstellen. Dank dieses Instruments kannst du physische Ressourcen intelligenter einsetzen und das Beste aus ihnen herausholen.

Unsere workspace booking Software stellt sicher, dass deine Mitarbeiter Zugang zu dem Arbeitsbereich haben, den sie brauchen

Wenn du die Größe und den Zuschnitt deiner Büroräume änderst, ist es von größter Bedeutung, dass alle deine Teammitglieder den gewünschten Arbeitsplatz haben, wenn sie ihn brauchen. Mit der App deskbird kannst du sicherstellen, dass diese wichtige Erwartung deiner Mitarbeiter jederzeit erfüllt wird. Mit unserem nahtlosen Buchungssystem können die Mitarbeiter im Voraus Schreibtische oder Besprechungsräume reservieren, die zu ihren Zeitplänen passen. Die App passt sich an unterschiedliche Anwesenheitszeiten und persönliche Vorlieben an (Lieblingstisch, Tisch am Fenster, bevorzugter Besprechungsraum usw.). Indem du deinen Teammitgliedern die Möglichkeit gibst, den Arbeitsplatz zu buchen, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht, steigerst du die Produktivität und maximierst den Komfort und die Effizienz deiner Mitarbeiter in einer gut verwalteten Büroumgebung.

Die App deskbird hilft dir, deinen Büroraum zu optimieren und optimal zu nutzen.

Und schließlich ist die App deskbird ein wichtiger Verbündeter bei der Verbesserung und Optimierung von Büroräumen, denn sie bietet eine Reihe von benutzerfreundlichen Funktionen, die den dynamischen Anforderungen an den Arbeitsplatz gerecht werden. Von effizienten Buchungssystemen für Schreibtische und Besprechungsräume bis hin zu Analysen für eine fundierte Raumplanung- deskbird rationalisiert das Büromanagement. Es stellt sicher, dass die Büroflächen optimal genutzt werden und fördert eine anpassungsfähige, produktive Umgebung, die sich mit den hybriden Arbeitsanforderungen eines Unternehmens weiterentwickelt.

‍

Um die richtige Größe der Bürofläche zu bestimmen, musst du deinen aktuellen Bedarf und dein zukünftiges Wachstum, die Gewohnheiten deiner Mitarbeiter, dein Arbeitsmodell und die Art deines Betriebs sorgfältig berücksichtigen. Die Berechnung der idealen Quadratmeterzahl wird durch Tools wie die Büroanalysefunktion vondeskbird und unseren Rechner für Hybridbüros vereinfacht, der die Komplexität einer modernen, flexiblen Belegschaft berücksichtigt. Faktoren wie die Anzahl der Beschäftigten, ihre Arbeitszeiten, die Auslastung des Arbeitsplatzes und der Platz für Annehmlichkeiten sollten in deine Berechnung einfließen. Indem du diese Aspekte abwägst, kannst du herausfinden, wie viel Platz du pro Person in deinem Büro brauchst und nicht nur die heutigen Anforderungen erfüllen, sondern dich auch an die Entwicklung von morgen anpassen. Bist du bereit, deinen Büroraum eine Stufe höher zu setzen? Starte eine kostenlose Testversion der deskbird App und entdecke all unsere benutzerfreundlichen Funktionen für moderne und innovative Unternehmen!